ドキュメントスキャナーとは
ドキュメントスキャナーとは、紙の書類・名刺・レシートなどを高速で読み取り、PDF や画像データとしてデジタル化する専用機器のことです。複合機のスキャン機能と比べて読み取り速度が圧倒的に速く、自動原稿送り装置（ADF）を備えたモデルなら大量の書類を一気に処理できます。Wi-Fi対応モデルならパソコンとのケーブル接続なしでスキャンでき、ペーパーレス化やテレワーク環境の構築に欠かせないアイテムです。
詳しい解説
ドキュメントスキャナーの種類
ドキュメントスキャナーは主に3つのタイプがあります。「シートフィード型」はADFに書類をセットして自動で連続スキャンするタイプで、大量の書類処理に最適です。「オーバーヘッド型」は上部のカメラで見開きの本や立体物を撮影するタイプで、本のデジタル化に向いています。「ポータブル型」は持ち運び可能な小型モデルで、出先でのスキャンに便利です。用途に応じて最適なタイプは異なります。
OCRとデータ活用
スキャンした画像データは、OCR（光学文字認識）ソフトウェアによってテキストデータに変換できます。これにより、紙の書類の内容をキーワードで全文検索したり、テキストをコピーして別の文書に貼り付けたりといった活用が可能になります。最近のドキュメントスキャナーにはOCR機能が標準搭載されているモデルが多く、スキャンと同時に検索可能なPDFを生成してくれます。
クラウド連携とワークフロー
最新のドキュメントスキャナーは、スキャンしたデータを直接クラウドストレージ（Google Drive、Dropbox、OneDriveなど）にアップロードする機能を備えています。また、スキャンボタンを押すだけで指定のフォルダに保存したり、メールに添付して送信したりと、ワンタッチで処理を完結できる「プロファイル機能」も便利です。経理書類や契約書の管理など、業務効率化に大いに役立ちます。
選び方のポイント
1. 読み取り速度とADF容量
1分間に何枚スキャンできるかは、大量の書類を扱う方にとって最重要スペックです。ビジネス用途なら毎分25枚以上のモデルがおすすめです。また、ADFにセットできる枚数が多いほど、一度にまとめて処理できて効率的です。
2. 解像度と画質
一般的な書類のスキャンなら300dpiで十分ですが、写真や細かい図面をスキャンする場合は600dpi以上に対応したモデルを選びましょう。ただし、解像度を上げるとスキャン速度は低下するため、用途に合ったバランスを見極めることが大切です。
3. サイズと接続方式
設置スペースに余裕がない場合は、コンパクトなポータブルモデルが便利です。接続方式はUSBのほか、Wi-Fi対応モデルならケーブルレスで使えて、複数のパソコンやスマートフォンから共有できます。自分の作業環境に合った接続方式を選びましょう。
まとめ
ドキュメントスキャナーについて理解を深めたことで、製品選びの視点が広がったのではないでしょうか。まずは読み取り速度とADF容量を確認し、次に解像度と画質をチェックすると失敗が少なくなります。自分の用途に合った製品を見つけてください。